PORTARIA ME Nº 294, DE 04
DE AGOSTO DE 2020
DOU
06/08/2020
Institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI no
âmbito do Ministério da Economia.
O MINISTRO DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso das
atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da
Constituição, e considerando as Leis nºs 8.159, de 8
de janeiro de 1991, 9.874, de 29 de janeiro de 1999, e 12.527, de 18 de
novembro de 2011, os Decretos nºs 8.539, de 8 de
outubro de 2015, e 9.094, de 17 de julho de 2017, e o Acordo de Cooperação
Técnica nº 2/2019, celebrado entre o Ministério da Economia e o Tribunal
Regional Federal da 4ª Região, resolve:
Sistema
oficial de documentos
Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico
de Informações do Ministério da Economia - SEI/ME como sistema oficial de gestão de documentos e
processos eletrônicos do Ministério da Economia.
§ 1º O SEI que
era utilizado pelo extinto Ministério da Fazenda passa a ser a instância
principal a ser utilizada no âmbito do Ministério da Economia.
§ 2º Os
seguintes sistemas serão mantidos apenas para consulta, recuperação de
documentos e processos e trâmite para o Arquivo Geral, sendo vedado seu uso
para novos registros:
I - do extinto Ministério do Planejamento,
Desenvolvimento e Gestão:
a)
o SEI/MP, e
b)
o CPROD/MP;
II - do extinto Ministério da Indústria,
Comércio Exterior e Serviços:
a)
o SEI/MDIC, e
b)
o CPROD/MDIC;
III - do extinto Ministério do Trabalho e Emprego,
o CPRODWEB/MTb; e
IV - do extinto Ministério da Fazenda, o ComprotDoc/MF.
§ 3º Ficam
vedadas iniciativas para desenvolvimento e implantação de sistemas semelhantes
e com o mesmo propósito do SEI/ME.
§ 4º As
unidades do Ministério da Economia que porventura possuam seu próprio sistema informatizado
de gestão de documentos e de processos eletrônicos e que optem por sua manutenção devem integrá-lo ao SEI/ME, conforme requisitos
estabelecidos pelo Órgão Gestor do sistema.
§ 5º A
critério do Órgão Gestor, poderá ser autorizada a implantação do SEI/ME, em
base única multiórgão, em órgãos colegiados e
entidades vinculadas à estrutura organizacional do Ministério da Economia.
CAPÍTULO
I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Objetivos do sistema
Art. 2º A
implantação do SEI/ME tem os seguintes objetivos:
I - assegurar eficiência, eficácia e
efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações,
impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos
para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade;
III - aumentar a produtividade e a celeridade na
tramitação de processos;
IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o
uso da tecnologia da informação e comunicação;
V - facilitar o acesso às informações e às
instâncias administrativas; e
VI - simplificar o atendimento prestado aos
usuários dos serviços públicos.
Conceitos
Art. 3º Para
fins desta Portaria, considera-se:
I - assinatura
eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de
modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:
a) certificado digital: forma de
identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; ou
b) usuário e senha:
forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso;
II - autenticação:
processo pelo qual se confere autenticidade a documento, independentemente de
sua natureza;
III - autenticidade:
propriedade pela qual se assegura que a informação foi produzida, expedida, modificada
ou destruída por uma determinada pessoa natural, equipamento, sistema, órgão ou
entidade;
IV - autuação:
ato de reunir e ordenar os documentos, visando a formação de processo;
V - Barramento
de Serviços: módulo integrado ao SEI/ME que permite que uma unidade do
Ministério da Economia envie processos eletrônicos para outro órgão ou entidade
de maneira segura e com confiabilidade de entrega, desde que o destinatário
também esteja conectado à solução;
VI - despacho:
forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação
administrativa ou firma decisões em documentos ou processos, podendo ser
informativos ou decisórios;
VII - digitalização:
processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio
de dispositivo apropriado;
VIII - documento:
unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou
natureza;
IX - documento
arquivístico: documento produzido (elaborado ou
recebido) - independente do formato, do suporte ou natureza -, no curso de uma
atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ação ou referência;
X - documento
cancelado: documento nato-digital ou digitalizado anulado por não fazer
parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou cujo
conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação
passível de classificação de acordo com os arts. 23 e
24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
XI - documento
digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um
documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em código
digital;
XII - documento
nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico;
XIII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa
natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada,
honra e imagem;
XIV - informação
classificada: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou
reservada conforme procedimentos específicos de classificação estabelecidos na
legislação vigente;
XV - informação
sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público
em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade ou do Estado,
e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
XVI - interessado:
pessoa natural ou pessoa jurídica, que faz parte de processo administrativo,
ativa ou passivamente;
XVII - nível
de acesso: forma de controle de documentos e de
processos eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso.
Essa categorização disponibilizada pelo sistema não diz respeito à
classificação da informação prevista na Lei nº 12.527, de 2011;
XVIII - Número Único de Protocolo - NUP: padrão
oficial de numeração utilizado para controle dos documentos, avulsos ou
processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da administração
pública federal;
XIX - original:
primeiro documento completo e efetivo;
XX - perfil
de acesso: pacote de funcionalidades disponíveis para utilização pelo
usuário interno em unidades do SEI;
XXI - permissão: associação de usuário interno do SEI ao
perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções;
XXII - Peticionamento
Eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário externo encaminhar
requerimentos, petições e outros documentos ao Ministério da Economia, bem como
assinar documentos, receber ofícios e notificações;
XXIII - processo: conjunto
de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou
judicial;
XXIV - processo administrativo
eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e
disponibilizados em meio eletrônico;
XXV - repositório arquivístico digital: ambiente de preservação e
acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo
tempo que for necessário;
XXVI - Sistema Eletrônico de
Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido
pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4ª e cedido gratuitamente para
as instituições públicas;
XXVII - Termo de Classificação
da Informação - TCI: formulário que formaliza a decisão de
classificação, desclassificação ou redução do prazo de sigilo de informação
classificada de acordo com a Lei nº 12.527, de 2011;
XXVIII - tramitação:
movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento
de sua função administrativa;
XXIX - unidade:
designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da
estrutura organizacional do Ministério da Economia;
XXX - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio
ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar
em processos eletrônicos do SEI/ME, que não se enquadre como usuário interno; e
XXXI - usuário interno:
servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício no Ministério da
Economia que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos
eletrônicos do SEI.
CAPÍTULO
II
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 4º Todos os atos processuais
devem ser efetuados, a partir da implantação do SEI/ME nas unidades do
Ministério da Economia, em meio eletrônico, exceto em caso de indisponibilidade
do sistema, de caráter prolongado, ou que possa gerar prejuízos em razão da
urgência do processo que não possa aguardar o restabelecimento do sistema.
Parágrafo único. Os
atos processuais poderão ser praticados, nas hipóteses previstas no caput,
seguindo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, utilizando-se
numeração manual sequencial provisória e, posteriormente, digitalizado e
incluído no processo SEI correspondente, conforme previsto no art. 7º.
Art. 5º O SEI/ME deve ser
utilizado para produzir, editar, assinar, tramitar, receber e concluir e
processos.
Art. 6º Os documentos
produzidos no âmbito do SEI/ME terão sua autoria e integridade asseguradas
mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
I - identificação de usuário por login e senha; ou
II - assinatura
digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.
§ 1º A utilização de
assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo
usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso
indevido.
§ 2º A senha de acesso ao
SEI/ME e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de
responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
Art. 7º Documentos e processos
recebidos ou já existentes, em suporte físico, devem ser convertidos para meio
digital pelas unidades nas quais se encontram em andamento e posteriormente
arquivados, conforme orientações de digitalização disponibilizadas no endereço
eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes..
Parágrafo único. Os processos
digitalizados devem ser inseridos, autenticados e continuados no SEI/ME, mantendo o mesmo NUP do processo físico.
Art. 8º Não devem ser
produzidos ou inseridos no SEI/ME:
I - documentos e processos classificados em
grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº
12.527, de 2011;
II - jornais, revistas, livros, propagandas e
demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;
III - correspondências particulares; e
IV - documentos e processos arquivados nas
unidades e que não terão continuidade de trâmite.
§ 1º Os documentos e
processos de que trata o inciso I do caput devem ser mantidos em suporte
físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto nº 7.845, de 14 de
novembro de 2012.
§ 2º O documento já
produzido ou inserido no SEI/ME que necessitar ser classificado de acordo com
os art. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, deve ser impresso, assinado de
próprio punho pela autoridade responsável, anexado ao respectivo TCI, e
cancelado no sistema, conforme orientações disponibilizadas no endereço
eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes.
§ 3º O disposto nos incisos
II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou
relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.
§ 4º O SEI/ME não deve ser
utilizado como repositório arquivístico digital para
documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.
CAPÍTULO
III
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 9º Os tipos de documentos
e tipos de processos poderão ser criados, atualizados e excluídos no SEI/ME
conforme orientações disponíveis no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes.
Classificação por assunto
Art. 10. Ao iniciar novo
processo no SEI/ME:
I - a classificação por assunto é
automaticamente inserida de acordo com o tipo de processo escolhido e não deve
ser alterada pela unidade; e
II - o preenchimento da especificação deve ser
realizado de forma objetiva e compreensível para os demais usuários, caso
contrário poderá ser alterada por qualquer unidade
pela qual o processo tramite.
Art. 11. Ao incluir novo
documento nato-digital ou digitalizado, não é necessário preencher a
classificação por assuntos, já que predomina a classificação atribuída ao
processo.
Níveis
de acesso
Art. 12. A categorização do
nível de acesso aos documentos e processos é obrigatória no SEI/ME e deve ser
realizada com base na análise de seu conteúdo, observando a legislação vigente.
§ 1º Os níveis de acesso de
que trata o caput não dizem respeito às hipóteses de classificação da
informação previstas nos arts. 23 e 24 da Lei nº
12.527, de 2011.
§ 2º As unidades devem
tratar a informação de forma transparente e objetiva, tendo como princípio que
o acesso à informação é a regra, e o sigilo, a exceção.
§ 3º Qualquer tipo de restrição
de acesso a documento ou processo deve ser justificada pelo usuário mediante
indicação da hipótese legal na qual se baseia a decisão.
Art. 13. A categorização do
nível de acesso como restrito e sigiloso se aplica a documentos preparatórios,
que contenham informações pessoais ou hipóteses de sigilo previstas em
legislação específica, como fiscal, bancário, de operações e serviços no
mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça.
Parágrafo único. O
nível de acesso, após expirada a causa da restrição aplicada, deve ser alterado
para público.
Disponibilização
de acesso externo
Art. 14. A disponibilização de
acesso externo a documentos ou processos categorizados como restritos ou
sigilosos no SEI/ME poderá ser permitida mediante
solicitação de vista processual pelo interessado.
Parágrafo único. A
disponibilização de que trata o caput será objeto de análise pela unidade na
qual o processo encontra-se em tramitação ou naquela onde foi concluído,
conforme o caso.
Tramitação
de processos
Art. 15. A tramitação de
processos entre unidades do SEI/ME deve ser realizada utilizando-se a
funcionalidade "Enviar Processo", precedido de documento inserido na
árvore do processo.
Parágrafo único. É
vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para
registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como
decisões, providências e ações de encaminhamentos.
Art. 16. O módulo de Barramento
de Serviços no SEI/ME deverá ser utilizado quando for necessária a tramitação
de processos a órgãos ou entidades externos ao Ministério da Economia, conforme
apresentado no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/barramento
.
Parágrafo único. A
funcionalidade de disponibilização de acesso externo ao processo deve ser
utilizada, alternativamente, caso o órgão ou entidade destinatário não esteja
fazendo uso da solução de que trata o caput.
CAPÍTULO
IV
DO USUÁRIO INTERNO
Art. 17. Qualquer servidor
público, terceirizado, estagiário ou empregado público em exercício no Ministério
da Economia pode ser habilitado como usuário interno para utilizar o SEI/ME.
§ 1º Os perfis de acesso
concedidos poderão variar conforme competências legais dos respectivos cargos.
§ 2º Poderá ser habilitado
no SEI/ME, excepcionalmente, o servidor público que, embora não se encontre em
exercício no, âmbito do Ministério da Economia, tenha sido designado para atuar
como presidente ou membro de comissão no âmbito desse órgão.
§ 3º A criação e a
alteração de perfis de acesso de usuários internos no SEI/ME serão realizadas
pela Unidade Central de Gestão, conforme necessidade do órgão.
Art. 18. A concessão, a
alteração ou a exclusão de permissão de usuário interno no
SEI/ME será realizado mediante solicitação formalizada pela autoridade
competente à Unidade Central de Gestão, conforme orientações disponibilizadas
no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes
.
§ 1º Um usuário interno
poderá estar associado a mais de uma unidade de exercício, de acordo com as
atividades desenvolvidas no órgão.
§ 2º É de responsabilidade
de cada unidade o gerenciamento e controle dos usuários internos que possuem
acesso às suas respectivas caixas no SEI/ME.
CAPÍTULO
V
DO USUÁRIO EXTERNO
Art. 19. O módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI/ME deve ser utilizado por
usuário externo na condição de interessado, incluindo seu representante legal,
bem como pelos órgãos e entidades da administração pública em geral.
Parágrafo único. Os
órgãos e entidades da administração pública que estejam fazendo uso do módulo
de Barramento de Serviços devem utilizar-se dessa funcionalidade para o envio
de documentos e processos ao Ministério da Economia, em substituição ao Peticionamento Eletrônico.
Cadastro de usuário externo
Art. 20. O cadastro de usuário
externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, e importa na aceitação de
todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na administração
pública federal e no Ministério da Economia.
Art. 21. O cadastro de usuário
externo, para fins de utilização do módulo Peticionamento
Eletrônico no SEI/ME, deve ser validado mediante
prévio credenciamento, conforme apresentado no endereço eletrônico
www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/usuario-externo.
§ 1º O cadastro de que
trata o caput permite ao usuário externo:
I
- encaminhar requerimentos, petições
e outros documentos ao Ministério da Economia;
II
- assinar contratos, convênios,
acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o Ministério da
Economia;
III
- receber ofícios e notificações; e
IV
- solicitar vistas de documentos ou
processos administrativos eletrônicos com restrição de acesso, no qual seja
comprovadamente interessado.
§ 2º O cadastro de que
trata o caput é obrigatório para representante de empresa ou entidade que tenha
ou pretenda ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Ministério
da Economia.
§ 3º Todas as comunicações
processuais, a partir do cadastro de que trata o caput, entre o Ministério da
Economia e a empresa ou entidade representada serão realizadas por meio eletrônico.
Art. 22. A ferramenta de
protocolo digital disponibilizada no portal do Governo Federal, no endereço
eletrônico gov.br, deve ser utilizada para a mera protocolização de documentos
junto ao Ministério da Economia, quando não for necessária a interação
mencionada nos §§ 1º e 2º do art. 19.
Apresentação
do documento original
Art. 23. O teor e a integridade
dos documentos digitalizados e enviados para o Ministério da Economia por meio do
SEI/ME são de responsabilidade do usuário externo, que responderá nos termos da
legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 1º O Ministério da
Economia poderá exigir, a seu critério, a exibição do documento físico original
para o esclarecimento de dúvida sobre o seu conteúdo ou verificação de
integridade e de autenticidade, até que decaia o seu direito de rever os atos
praticados no processo.
§ 2º Caberá ao usuário
externo apresentar o original do documento no prazo de cinco dias, prorrogável
uma única vez, contado da data de recebimento da solicitação administrativa,
sob pena de restar caracterizado indício de fraude.
Art. 24. Consideram-se
realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados
no SEI/ME, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no
histórico de operações do sistema.
§ 1º São considerados
tempestivos os atos processuais, que possuam prazo determinado, praticados até
as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do último dia,
conforme horário oficial de Brasília, salvo disposição em contrário.
§ 2º O
prazo de que trata o § 1º, em caso de impossibilidade técnica do SEI/ME, fica
automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao do
restabelecimento do sistema.
Consulta
e acompanhamento de processos
Art. 25. Os processos
administrativos eletrônicos podem ser consultados no endereço eletrônico //www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei .
Parágrafo único. O
acesso ao conteúdo do processo, nos casos em que haja garantia legal do sigilo
ou que mereçam restrição à consulta pública, será limitado aos usuários
comprovadamente interessados e previamente autorizados, nos termos do art. 14.
Art. 26. O usuário externo
poderá, havendo indício de irregularidade, ter o seu cadastro desativado, a
qualquer momento.
Art. 27. A não obtenção de
acesso ao sistema, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados
e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o
descumprimento de obrigações e prazos legais.
CAPÍTULO
VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 28. Devem ser recusados,
entre as unidades usuárias do SEI/ME, os documentos e processos que estiverem
em desacordo com o disposto nesta Portaria, restituindo-os às unidades que os
encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido
remetidos pelo sistema.
Art. 29. O uso inadequado do
SEI/ME e a divulgação de informações pessoais, bem como de dados considerados
sensíveis e sigilosos de acordo com a legislação vigente, ficam sujeitos à
apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 30. O Órgão Gestor do
SEI/ME é constituído pela Secretaria de Gestão Corporativa (SGC), por meio da:
I - Unidade Central de Gestão: Diretoria de
Administração e Logística - DAL/SGC, responsável pela gestão negocial, gestão
documental e a administração geral do sistema; e
II - Unidade Técnica de Gestão: Diretoria de
Tecnologia da Informação - DTI/SGC, responsável por prestar o suporte
tecnológico quanto à implantação, manutenção e garantia da segurança da
informação do sistema.
Art. 31. O Órgão Gestor do
SEI/ME poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria.
Art 32. O disposto nesta
Portaria não se aplica ao Processo Administrativo Fiscal, regido pelo Decreto nº
70.235, de 6 de março de 1972.
Art. 33. Ficam revogadas a:
I - Portaria nº 396, de 12 de novembro de
2014, do extinto Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
II - Norma Operacional DIPLA nº 1, de 5 de
outubro de 2017, do extinto Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e
Gestão;
III - Portaria nº 393, de
15 de dezembro de 2015, do extinto Ministério do Desenvolvimento,
Indústria e Comércio Exterior;
IV - Portaria nº 164, de
23 de junho de 2016, do extinto Ministério da Indústria, Comércio Exterior
e Serviços;
V - Portaria nº 396, de 5 de setembro de 2017,
do extinto Ministério da Fazenda;
VI - Portaria nº 15, de 15 de setembro de 2005, do
extinto Ministério do Trabalho e Emprego;
VII - Portaria nº 1.263, de 24 de setembro de 2015,
do extinto Ministério do Trabalho e Emprego.
Art. 34. Esta Portaria entra em vigor em
1º de setembro de 2020.
PAULO GUEDES